Kako pratiti rezervacije s WhatsAppa, telefona i poruka?
Naučite kako organizovati rezervacije koje dolaze s WhatsAppa, telefonskih poziva, društvenih mreža, preporuka i direktnih poruka.
Kod malih iznajmljivača i operatera rezervacije rijetko dolaze samo iz jednog izvora.
Jedan gost piše na WhatsApp. Drugi zove telefonom. Treći šalje poruku na Instagram. Četvrti dolazi preko Facebooka. Peti je preporuka od prijatelja. Šesti je stalni gost koji se javlja direktno.
Sve je to normalno.
Problem nije u tome što rezervacije dolaze iz više izvora.
Problem nastaje kada ostanu razbacane po tim izvorima.
Razgovor nije isto što i evidencija rezervacije.
Zašto se rezervacije iz poruka lako izgube
WhatsApp je brz i praktičan. Telefonski poziv je direktan. Instagram poruke su jednostavne. Preporuke su vrijedne. Direktni upiti često donose ozbiljne goste.
Ali nijedan od tih kanala nije kompletan sistem za rezervacije.
WhatsApp ne pokazuje uvijek dostupnost. Telefonski poziv se lako zaboravi ako odmah ne zapišete detalje. Instagram poruka može ostati zatrpana drugim porukama. Usmeni dogovor može biti nejasan. Uplata može biti odvojena od rezervacije.
Zato je važno da svaka ozbiljna rezervacija dobije svoje mjesto u sistemu.
Šta zapisati kod WhatsApp rezervacije
Kada gost rezerviše preko WhatsAppa, ne treba se oslanjati samo na chat.
U evidenciju unesite ime i prezime gosta, broj telefona, datum ili termin, apartman, vozilo, opremu ili uslugu, broj osoba ili jedinica, ukupnu cijenu, avans, ostatak za plaćanje, vrijeme dolaska ili preuzimanja i posebne napomene.
Obavezno označite da je izvor rezervacije WhatsApp.
Ovo kasnije pomaže da vidite koliko rezervacija zaista dolazi preko WhatsAppa i koliko su kvalitetne.
Ako želite planirati SEO ili reklame, ovakvi podaci su mnogo korisniji od samog osjećaja.
Šta zapisati kod telefonske rezervacije
Telefonske rezervacije su najlakše za zaboraviti.
Gost nazove, vi odgovorite brzo, usmeno se dogovorite i kažete sebi da ćete poslije zapisati.
Ali poslije često dođe nova poruka, novi poziv ili druga obaveza.
Zato osnovne podatke treba unijeti odmah.
Zapišite ime, broj telefona, termin, šta se rezerviše, cijenu, status rezervacije i status plaćanja.
Nakon poziva pošaljite kratku pisanu potvrdu. To može biti obična poruka s datumom, cijenom, avansom i dogovorom.
Pisani trag smanjuje nesporazume.
Šta raditi s porukama s društvenih mreža
Poruke s Instagrama i Facebooka često počnu kao upit, a ne kao rezervacija.
Zato je korisno razlikovati upit od potvrđene rezervacije.
Ako neko samo pita za cijenu, to je upit. Ako traži konkretan termin, to je ozbiljan upit. Ako potvrdi i pristane na uslove, to postaje rezervacija.
Kada poruka postane ozbiljna, unesite je u sistem.
Ne mora svaka kratka poruka postati rezervacija, ali svaki stvarni dogovor treba biti zapisan.
Pratite izvor svake rezervacije
Izvor rezervacije je vrlo važan podatak.
Možete koristiti jednostavne oznake: WhatsApp, telefon, Instagram, Facebook, preporuka, stalni gost, web stranica, dolazak uživo ili email.
Vremenom ćete vidjeti koji izvori donose najviše rezervacija, a koji donose najkvalitetnije goste.
Možda WhatsApp donosi najviše upita, ali preporuke donose bolje goste. Možda web stranica donosi manje upita, ali ljudi brže potvrđuju. Možda Instagram pravi interes, ali telefon zatvara rezervaciju.
Bez praćenja izvora, sve je nagađanje.
Jedan kalendar za sve izvore
Ne morate tjerati sve goste da rezervišu na isti način.
Neki će uvijek pisati na WhatsApp. Neki će zvati. Neki će se javiti preko društvenih mreža. Neki će doći preko preporuke.
To je u redu.
Važno je da sve potvrđene ili ozbiljne rezervacije završe u jednom kalendaru ili sistemu.
Tako svaki izvor vodi do istog pregleda dostupnosti.
Ako se rezervacija ne vidi u glavnom sistemu, kao da ne postoji.
Zaključak
WhatsApp, telefon i poruke su odlični za komunikaciju s gostima.
Ali nisu dovoljni za vođenje rezervacija.
Svaku ozbiljnu rezervaciju treba pretvoriti u jasan zapis: ko je gost, šta je rezervisao, kada dolazi, koliko košta, šta je plaćeno, odakle je došao upit i koji je status.
Kada sve izvore povežete u jedan sistem, manje tražite po porukama, brže odgovarate i lakše izbjegavate greške.
Kako Uniset pomaže
Uniset pomaže malim operaterima da organizuju rezervacije koje dolaze preko WhatsAppa, telefona, društvenih mreža, preporuka, dolazaka uživo i web upita.
Česta pitanja
Da li je WhatsApp dovoljan za vođenje rezervacija?
WhatsApp je dobar za komunikaciju, ali nije dovoljan kao glavni sistem za dostupnost, statuse, uplate i historiju gostiju.
Šta treba zapisati kod telefonske rezervacije?
Ime gosta, broj telefona, termin, šta se rezerviše, cijenu, status plaćanja, status rezervacije i napomene.
Zašto pratiti izvor rezervacije?
Zato što vam pokazuje odakle dolaze najbolji upiti i gdje vrijedi ulagati u marketing.
Kada upit postaje rezervacija?
Upit postaje rezervacija kada gost potvrdi konkretan termin i kada vi taj termin unesete u glavni sistem dostupnosti.
Organizujte rezervacije u jednom mjestu
Uniset pomaže malim operaterima da vode dostupnost, rezervacije, klijente, uplate i dnevne obaveze bez nepotrebnog haosa.
Započnite besplatno